Sven Dahlstrand

Illustration: Sanna Lund

Det här är Lars. Lars älskar brev. Han tycker om att öppna brev, läsa brev och skicka brev.

Lars har en inkorg där alla brev hamnar. Var femte minut tittar han i inkorgen. Kanske har han fått något nytt?

Bland all reklam och prenumerationer hittar han då och då något av vikt.

När han läst allt ordentligt samlar han ihop alla brev och lägger dem i inkorgen igen. Lars inkorg är sprängfull.

Är du som Lars?

Vissa dagar är jag det och det är dumt. Att ständigt kolla mejlen för att ”det kan ha kommit något viktigt” är både stressande och tidskrävande. Det kan också vara svårt att skilja ut vad som är viktigt.

Det värsta är när jag öppnar e-postprogrammet, läser mejlen och sedan låter dem ligga kvar obehandlade i inkorgen. Det är ett ganska konstigt beteende. Jag går aldrig ut med ”riktiga” brev till brevlådan igen när jag läst dem.

För att få kontroll över min inkorg har jag satt upp några enkla regler:

• Stäng av notifikationer (ljud och meddelanden).
• Öppna inkorgen max tre gånger om dagen.
• Avregistrera nyhetsbrev.
• Släng skräp.
• Behövs en åtgärd? Om den tar mindre än fem minuter: åtgärda, svara och arkivera sedan mejltet.
• Tar det längre tid än fem minuter? Lägg till på att göra-listan och arkivera sedan mejlet.
• Behövs ingen åtgärd? Arkivera.
• Sträva efter en tom inkorg.

Med dessa regler blir jag mindre som Lars. Jag får kontroll över inkorgen och mer tid över till annat. Hur hanterar du din e-post?

Jag stänger av min mobiltelefon ibland. Det kanske låter konstigt men jag behöver göra det för att kunna koppla av fullständigt. När telefonen är på kan det när som helst ringa eller dimpa ner ett meddelande. Dessutom är mobilen kortaste vägen ut till Internet och allt vad det innebär med Twitter och annat brus. Det blir en sorts stress.

Ibland vill jag alltså gå offline och vara onåbar. Det blir mycket lättare att ta en promenad, umgås eller bara slappa när jag vet att jag inte kan bli avbruten.

Jag sätter alltid telefonen i flygplansläge när det är läggdags. Då blir jag inte väckt av SMS eller samtal men kan lita på att väckarklockan ringer.

Testa själv att koppla ner och av ibland.

Foto: Sanna Lund

De smarta telefonerna gör att vi ständigt är uppkopplade och alltid har något att pilla med. Vad gjorde vi egentligen för tio år sedan när vi stod och väntade på bussen och inte kunde twittra eller skjuta fåglar på grisar?

Men telefonen är inte bara en tidstjuv. Det finns bra nyttoappar som jag sparar tid med. Här är tre av mina favoriter:

Länsförsäkringar bank

Nu har alla banker hoppat på apptåget. Länsförsäkringars app har räddat mig flera gånger när jag har varit på språng och behövt föra över pengar.

Dessutom slipper man nu för tiden skriva OCR- nummer för hand. Fota bara räkningen så fixar appen resten, en riktig tidssparare!

Kalender

Jag använder mig av Google Kalender tillsammans med telefonens inbyggda kalender-app. På så vis kommer jag alltid åt min kalender så länge jag har tillgång till Internet.

Kalendern påminner mig om födelsedagar, tvättider, möten och mycket mer. Den är mitt utökade minne.

Jag får påminnelser i form av att telefonen piper, SMS eller e-post. Och min favoritfunkion: det går att dela kalendrar. Jag och Sanna har en gemensam där vi lägger tvättider och annat som berör oss båda. Dessutom ser vi varandras kalendrar.

Remember The Milk

Remember The Milk är i sin enklaste form en att göra-lista men kan så mycket mer. Det går att ha flera listor och dela dem med andra. Jag och Sanna har en gemensam inköpslista och den underlättar vardagen enormt.

Så fort jag kommer på något kan jag skriva upp det i appen och Sanna ser det direkt på sin telefon. På så vis vet vi att det blir köpt, oavsett vem som går till affären. Om jag bestämmer mig för att handla efter jobbet behöver jag inte gå hem och inventera skafferiet, allt finns redan i telefonen. Det är verkligen kanon!

Vilka är dina nyttoappar?

En inte så liten ström med information pockar på min uppmärksamhet varje dag. Jag har flera nyhetskanaler som jag ser som inkorgar som måste tömmas. Det är ett under att jag får något gjort! Här kommer några exempel på inkorgar:

• E-post
• Tugg.nu
• Hackernews
• Google Reader
• Podcasts
• Instapaper
• Twitter
• SMS
• Missade telefonsamtal
• Facebook
• Analog post (fysiska brev)
• Notifikationer i telefonen
• Fysisk inkorg hemma
• Internetbanken

Det finns säkert fler.

Google Reader letar hela tiden efter nytt innehåll på mina favorit-webbplatser och -bloggar. Det är den största källan till nyheter för min del, med 50-100 nya artiklar om dagen att läsa. För att inte drunkna i informationsflödet ser jag till att ”tömma Reader” varje dag.

Fram till för ett par veckor sedan.

Jag är lite av en informationsknarkare och insåg att jag spenderade för mycket tid i Reader. Tid som jag skulle kunna vara kreativ på istället. Så jag tog ett svårt beslut och tog bort alla mina prenumerationer. Nu:

• känner jag ingen stress att ”tömma Reader”
• får jag mer tid över att skapa i stället för att konsumera

Jag får fortfarande reda på nyheter av vänner och bekanta och ser intressanta artiklar att läsa på Twitter. Jag sparar timmar varje vecka på att inte använda Reader!

Håller du också på att drunkna i informationsflödet? Identifiera dina inkorgar och kolla om du kan göra som jag: eliminera en. Känns det för drastiskt? Minska på flödet eller avgränsa konsumtionen till en viss dag – Facebookfredag eller Twittertisdag.

Jag är prylgalen! Det kan vara mobiltelefoner, radiostyrda bollar eller en våg som twittrar min vikt. Är det en pryl är chansen stor att jag vill ha den.

Jag är väl medveten om min last och har med tiden kommit fram till att jag inte blir lyckligare av köpa fler saker. Ändå är det svårt att motstå frestelsen när det släpps en ny pryl som väcker vill-ha-begäret.

Jag försöker så gott jag kan och har upptäckt flera fördelar med att äga mindre saker:

• Jag får mer pengar över till sådant jag tycker är viktigare och roligare.
• Det är lättare att hålla rent hemma.
• Med färre prylar kan jag i stället satsa på kvalité.

Hur gör jag då för att minimera antalet prylar? Till att börja med försöker jag minimera mina inköp. Ett smart tips är att vänta ett tag, till exempel en månad, från det att man får en köp-impuls tills att man faktiskt gör köpet. Ofta har ha-begäret släppt när det gått 30 dagar.

Jag försöker också rensa bland befintliga prylar. Här är några tips:

• Släng om det är trasigt eller oanvändbart.
• Sälj på Blocket eller Tradera.
• Skänk till välgörenhet.
• Ge till någon du tycker om.
• Hitta nytt liv: till exempel kan en gammal sliten t-shirt gå bra att träna i.

För ett par veckor sedan slipade jag och Sanna upp våra knivar och några av dem har fått nytt liv i sommarstugan. Även mina gamla träningsskor är nu permanent bosatta i Sommarbo. I stället för att sälja iPaden på Blocket gav jag den till svärmor, som blev överlycklig.

Nästa gång du har långtråkigt, passa på att rensa upp i garderober och förråd!

Har du någon gång kännt att det är mycket att göra på jobbet? Det känner jag ibland. För många bollar i luften, möte efter möte och en aldrig sinande ström med problem att lösa. Jag älskar mitt jobb men där, precis som hemma, finns ett behov av en enklare tillvaro. Jag strävar alltid efter att bli mer effektiv och fokusera på rätt saker.

Här är är tre snabba boktips som gjort skillnad:

• Rework: Hur du kan få fler saker gjorda med mindre arbete, pappersarbete och möten. Jag gillar hur boken är uppbygd av korta berättelser.
• Getting Things Done: Typisk amerikansk bok med mycket upprepningar men som helt förändrat hur jag jobbar med mina att göra-listor.
• Focus: Innan jag läste den här boken var jag helt säker på att jag kunde ”multi-taska” – det kan jag inte! Den digitala varianten är gratis.

Nästa bok som ligger i att läsa-högen (om man nu kan räkna iPad som en hög) är Read This Before Our Next Meeting. Men hur många böcker jag än läser är det jag själv som måste se till att förändras och det är inte helt lätt.

Jag ser till att fira varje litet framsteg!

Jag har märkt att mina dagar blir bättre om det första jag gör är något som är viktigt för mig. Jag väljer ut en eller ett par saker på min att göra-lista som jag vill få klart idag – och gör dem. Innan jag gör något annat!

Det kan vara stort eller smått, roligt eller mindre roligt, arbetsrelaterat eller privat. Huvudsaken är att jag känner att jag utfört något när jag är klar.

• gör en förstudie åt en kund som resulterar i en offert
• gå ut och samla tankarna med en promenad
• diska upp jättedisken från gårdagens fest

Ibland misslyckas jag och fastnar på Twitter eller i inkorgen på morgonen. Men att läsa och svara på e-post eller kvitter är oftast inte nödvändigt, det är en osyssla. Att börja dagen med e-post kan förstöra produktiviteten en hel förmiddag. Startar jag i stället med något viktigt, och får det gjort, ger det en kick och sannolikheten är stor att jag fortsätter göra andra bra och viktiga saker.

Jag råder dig att testa detta i morgon: välj ut något som är viktigt för dig och gör den uppgiften det första du gör på morgonen. Leo Babauta, på zenhabits, kallar det för Most Important Task.